Gastos deducibles para autónomos en España

Gastos deducibles para autónomos en España: qué puedes desgravar y qué no

Uno de los mayores beneficios fiscales de ser autónomo en España es poder deducir los gastos relacionados con tu actividad profesional. Sin embargo, también es una de las áreas donde más errores se cometen… y donde Hacienda pone más atención.

En este artículo te explicamos qué gastos puedes deducir, qué requisitos deben cumplir y qué conviene evitar, con ejemplos claros. Para los casos más complejos, encontrarás enlaces a nuestras guías detalladas.

¿Cuándo un gasto es deducible?

Para que un gasto sea deducible en el IRPF y/o en el IVA, debe cumplir dos condiciones clave:

1. Ser necesario para tu actividad profesional
2. Estar destinado exclusivamente a esa actividad

Dicho de forma sencilla:

si ese gasto solo tiene sentido dentro de tu negocio, es deducible.

Si dudas si es personal o profesional, probablemente Hacienda también lo dudará.

Pensar como la Agencia Tributaria suele ser el mejor filtro.

La factura: el requisito imprescindible

En la mayoría de los casos, sin factura no hay deducción.

Para que un gasto sea válido, necesitas una factura completa, que incluya:

• Número y fecha
• Datos del emisor (nombre, NIF/CIF, dirección fiscal)
• Descripción clara del producto o servicio
• Base imponible
• IVA aplicado

Con una factura correcta podrás:

• Deducir el gasto en el IRPF
• Deducir el IVA soportado

⚠️ Importante: sin factura completa nunca podrás deducirte el IVA, aunque el gasto sea real.

¿Existen gastos deducibles sin factura?

Sí, pero son la excepción, no la norma.

Algunos gastos habituales deducibles en IRPF aunque no tengan factura son:

• Cuota de autónomos (Seguridad Social)
• Colegios profesionales
• Seguros
• Comisiones y gastos bancarios

En otros casos (transporte público, taxis, billetes ocasionales), lo más recomendable es pedir siempre factura cuando sea posible. Un ticket puede servir en algunos casos para IRPF, pero no es garantía ante una revisión.

Principales gastos deducibles de un autónomo

Cuota de autónomos

• 100 % deducible en el IRPF
• Es uno de los gastos más sencillos de justificar

Oficina o lugar de trabajo

• Alquiler de oficina o coworking: deducible si es exclusivamente profesional
• Trabajo desde casa: se puede deducir una parte de los suministros, siempre que lo hayas comunicado a Hacienda

Material y tecnología

• Ordenadores, impresoras
• Software, licencias, herramientas digitales
• Material de oficina

Transporte y vehículo

• Transporte público, peajes, parking por motivos profesionales
• Vehículo: deducción proporcional según el uso profesional
• (el criterio sobre vehículos evoluciona y conviene revisarlo cada año)

Dietas y desplazamientos

• Comidas y alojamiento por motivos profesionales
• Con límites diarios establecidos por Hacienda
• Pago electrónico y factura mejoran la justificación

Formación

• Cursos, libros y formación relacionados directamente con tu actividad

Servicios profesionales

• Gestoría, asesoría fiscal y contable
• Abogados, consultores, marketing

Seguros

• Seguros profesionales
• Seguro médico privado (con límites anuales)

Amortizaciones y gastos financieros

• Equipos, mobiliario
• Intereses y comisiones vinculadas a la actividad

Empleados

Si tienes trabajadores:

• Sueldos
• Seguridad Social
• Formación y dietas del personal

¿Se puede deducir la gasolina?

Sí, pero no siempre y depende de varios factores.

• IRPF: solo si el vehículo está afecto al 100 % a la actividad (casos muy concretos como transporte profesional).
• IVA: normalmente se puede deducir el 50 % del IVA del combustible si el uso es mixto, y el 100 % en actividades específicas.

Es uno de los gastos más revisados por Hacienda, por lo que conviene documentarlo bien.

Gastos que normalmente no son deducibles

• Gastos personales sin relación clara con la actividad
• Ropa de uso cotidiano
• Multas y sanciones
• Ocio personal

Requisitos clave para que Hacienda acepte un gasto

Para evitar problemas:

• El gasto debe estar vinculado a tu actividad
• Debes tener factura o justificante válido
• Debe estar correctamente registrado en tu contabilidad
• No debe ser un gasto personal

Conclusión

Deducir gastos como autónomo no es cuestión de deducir todo, sino de deducir bien. Entender qué acepta Hacienda y llevar una contabilidad ordenada marca la diferencia entre tranquilidad y problemas futuros.

En nuestras guías detalladas encontrarás:

• Límites actualizados
• Casos prácticos

Puedes encontrar más información sobre los gastos deducibles en nuestra sección de ayuda aquí:

Control y cumplimiento

Ahora que ya sabes qué gastos puedes deducir como autónomo y cuáles no, el siguiente paso es tan importante como el primero: llevar esos gastos bien registrados, con sus facturas organizadas y listos ante cualquier revisión de Hacienda.

En el día a día, muchos problemas no surgen por desconocer la normativa, sino por no tener la información ordenada, no encontrar una factura a tiempo o mezclar gastos personales y profesionales. Ahí es donde una buena herramienta marca la diferencia.

Con Conta.es puedes:

• Registrar tus gastos de forma sencilla y clasificarlos correctamente
• Adjuntar y conservar tus facturas en formato digital
• Mantener tu contabilidad siempre preparada para tus impuestos y para Hacienda

De esta forma, no solo cumples con la normativa, sino que ganas tranquilidad, ahorras tiempo y reduces el riesgo de errores que pueden acabar en requerimientos o sanciones.

Si eres autónomo y quieres llevar tus gastos deducibles bajo control desde el primer día, puedes empezar a usar Conta.es ahora mismo y gestionar tu contabilidad de forma sencilla y conforme a la normativa española.